Article 1 : Délai de convocation

La convocation et l’ordre du jour du Conseil d’administration sont adressés aux membres 15 jours au moins avant la réunion par courrier ou couriel.
Si le quorum prévu à l’article 5 des statuts n’est pas atteint, une nouvelle convocation dans les mêmes formes avec un délai de préavis de 3 jours minimum est possible mais en respectant au moins 15 jours d’intervalle avec la réunion prévue originellement.
La convocation des membres du Bureau est à l’initiative du Président en tant que de besoin autant de fois qu’il lui apparaît nécessaire tout en respectant le minimum statutaire de 4 réunions par an.
La convocation est adressée aux membres du Bureau 8 jours au moins avant la réunion, par courrier, courriel ou visio conférence et en cas d’urgence confirmée par l’ensemble des membres le Bureau peut être convoqué sans préavis par courrier, courriel, téléphone ou visio conférence.

Les réunions de Bureau ou de Conseil d’Administration peuvent se tenir via visio conférence.

Article 2 : Pouvoir au sein du Conseil d’administration

En cas d’empêchement d’un membre du Conseil d’administration autre que les membres de droit, l’administrateur absent peut donner pouvoir à un autre administrateur, en le déposant auprès du Président. Dans ce même cas, les membres de droit peuvent donner pouvoir à un autre membre de droit dans les mêmes conditions.

Chaque administrateur ne peut détenir qu’un seul pouvoir.

Article 3 : Quorum du Bureau

Le Bureau doit, pour délibérer valablement, réunir au moins 3 de ses 4 membres.

Article 4 : Modalités de remboursement de frais

Les membres du Conseil d’administration et du Bureau ne peuvent recevoir aucune rétribution en raison des fonctions qui leur sont confiées.
Ils peuvent solliciter un défraiement de leurs déplacements pour assister aux réunions du Conseil d’administration ou de Bureau établi sur la base du trajet domicile - lieu de réunion et remboursé au tarif SNCF 1ère classe.

Article 5 : Procès verbaux

Les procès verbaux des réunions du Conseil d’administration et du Bureau sont préparés par le Directeur Général. Ceux du Conseil d’administration sont signés conformément aux statuts (article 5) et ceux du Bureau par le Président. Ils sont validés par l’ensemble des membres lors de la réunion suivante et en cas d’urgence, ils sont établis et validés juste après la réunion à laquelle ils se rapportent.
Des extraits ou copies des procès verbaux peuvent être établis et signés par le Directeur Général pour les besoins de fonctionnement normal de la Fondation. Dans ce cas il en informe l’organe de décision intéressé lors de sa prochaine réunion.

Article 6 : Décisions budgétaires

Le Conseil d’administration a tout pouvoir pour opter pour les contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens concernant les budgets et décisions modificatives des établissements situés dans un même Département.